• Die hessischen Meldeämter übermitteln dem Bereich Kindervorsorgeuntersuchungen im Hessischen Kindervorsorgezentrum täglich alle geänderten oder neu hinzugefügten Meldedaten von Kindern bis zu 5 1/2 Jahren.
  • Alle Eltern dieser in Hessen gemeldeten Kinder erhalten 1 Monat vor Beginn des regulären Untersuchungszeitraumes einen Einladungsbrief, mit der Aufforderung mit ihrem Kind zur anstehenden Vorsorgeuntersuchung zu gehen.
  • Die hessischen Kinder- und Allgemeinärzte füllen für jedes Kind, bei dem die Vorsorgeuntersuchung in der Praxis durchgeführt wurde, eine Bescheinigung aus. Als Bescheinigung wird der untere Abschnitt des Einladungsbriefes verwendet oder ein rosafarbenes A6-Formular, dass die Praxis direkt vom Hessischen Kindervorsorgezentrum erhält.
  • Am Freitag senden die Praxen alle Bescheinigungen der Woche per Post an das Hessische Kindervorsorgezentrum. Die dafür nötigen Rücksendeumschläge erhalten die Praxen ebenfalls direkt vom Hessischen Kindervorsorgezentrum.
  • Die Bescheinigungen werden im Hessischen Kindervorsorgezentrum am Tag der Zustellung eingescannt und den entsprechenden Kindern zugeordnet.
  • Wenn nach Ablauf des regulären Untersuchungszeitraumes von einem Kind noch kein Bescheinigung über die durchgeführte Vorsorgeuntersuchung vorliegt, dann wird an dessen Eltern ein Erinnerungsschreiben versenden, um nochmals auf die Vorsorgeuntersuchung hinzuweisen.
  • Eine letzte Prüfung, ob eine Bescheinigung vom Arzt eingetroffen ist, erfolgt nach Ablauf der Nachtoleranz. Wenn keine Bescheinigung vorliegt, dann wird das zuständige Jugendamt über die noch nicht durchgeführte Vorsorgeuntersuchung informiert.